Politique de confidentialité

Version 3 / Date de publication :  le 30 juin 2025

Déclaration de confidentialité de Certn

Nous sommes une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité. La protection de la vie privée étant au cœur de notre activité, nous nous efforçons de protéger de manière adéquate les renseignements personnels des individus interagissant avec nous. Votre confiance est cruciale pour nous, et nous sommes convaincus que cette politique de confidentialité vous fournira les informations dont vous avez besoin.

Points clés à connaître lorsque nous traitons vos renseignements personnels

Notre rôle dans le traitement de vos renseignements personnels

Nous agissons en tant que « processeur » lorsque nous fournissons des services à des clients (par exemple, des employeurs, des propriétaires), en suivant leurs instructions concernant la collecte et le traitement des données. Il incombe aux clients d’obtenir le consentement nécessaire et de veiller à l’exactitude des données. Nous agissons en tant que « responsable du traitement » lorsque vous interagissez directement avec nous (par exemple, en utilisant nos services, en visitant notre site web, en postulant à un emploi chez Certn). Dans ces cas, Certn est responsable de la protection de vos données et du respect de vos droits.

Principales activités de traitement :

Certn traite les renseignements personnels pour :

• Fournir des services (vérification des antécédents, vérification de l’identité)
• Communiquer avec vous
• Assurer la sécurité et prévenir la fraude
• Assurer le respect de ses obligations légales
• Gérer les demandes d’emploi (le cas échéant)
• Améliorer nos services

Nous ne traitons les informations que sur la base d’un fondement juridique, tel que votre consentement, un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime. Nous n’utilisons pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.

Informations relatives à nos activités de traitement :

Des informations détaillées sur les activités de traitement spécifiques, y compris l’identification biométrique, la liste des sous-traitants du Certn et les détails des contrôles individuels (par exemple, contrôle judiciaire, OneID, etc.), peuvent être trouvées dans la politique de confidentialité complète ci-dessous. Vous pouvez également nous contacter directement pour de plus amples informations.

Principales mesures de sécurité de l’information :

Certn possède les certifications SOC2, SOC3 et ISO27001. Nous utilisons des contrôles de sécurité robustes, notamment :

• Des audits de sécurité et des tests de pénétration réguliers
• Une vérification de la sécurité et une formation à la protection des données pour le personnel, les fournisseurs et les sous-traitants
• Accès limité aux renseignements personnels
• Chiffrement des données au repos et en transit

Droits des personnes concernées et gestion des plaintes :

Nous examinons gratuitement toute demande relative à la protection de la vie privée et prenons des mesures pour vous aider à exercer vos droits tels que le droit à : (i) l’information, (ii) l’accès, (iii) la rectification, (iv) l’effacement, (v) la limitation du traitement, (vi) la portabilité des données, (vii) le retrait du consentement et l’opposition au traitement, (viii) le refus de faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, et (ix) le dépôt d’une plainte.

Pour exercer ces droits ou porter plainte, veuillez contacter notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@certn.co.

La déclaration de confidentialité de Certn peut être mise à jour périodiquement. Veuillez la consulter régulièrement pour prendre connaissance de tout changement éventuel.

I. Qui sommes-nous et est-ce que cette politique s’applique à vous?

• Certn est une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité.
• Cette politique de confidentialité explique comment Certn recueille, utilise et partage les informations personnelles des personnes qui postulent pour un emploi chez Certn, de celles qui font l’objet d’une vérification d’antécédents par le biais de Certn, des clients qui utilisent les services de Certn, des clients potentiels et des visiteurs du site web.
• Certn ne recueille pas sciemment d’informations auprès d’enfants de moins de 13 ans.

II. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel et qu’en faisons-nous?

• Les renseignements personnels, ou informations personnelles, sont toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne, à l’exclusion des coordonnées d’affaires.
• Certn recueille, utilise, stocke et partage uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de ses Services.
• De manière générale, nous traitons vos renseignements personnels (i) pour fournir nos services, (ii) pour communiquer avec vous, (iii) pour la sécurité et la prévention de la fraude, et (iv) pour nous conformer à la loi. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, sous réserve de votre consentement.
• Nous ne traiterons pas vos informations personnelles si nous n’avons pas le droit légal de le faire. Nous traitons vos informations personnelles sur la base de motifs légaux tels que le consentement, le contrat, l’obligation légale ou l’intérêt légitime.
• Certn n’utilise pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.

II.1. Lorsque Certn effectue une vérification pour le compte de ses Clients

• Certn agit en tant que « processeur de données » pour ses clients (tels que les employeurs ou les propriétaires) qui utilisent ses services pour des vérifications d’antécédents et d’identité. Cela signifie que les clients indiquent à Certn quelles informations collecter et comment, s’assurent d’avoir les bases légales et le consentement nécessaire pour la collecte, et sont responsables de l’exactitude et de la protection des données. Certn répond aux demandes du client, protège les données et se conforme aux lois applicables. Lorsque Certn interagit avec des personnes, elle le fait pour le compte de ses clients et peut partager des informations avec eux.

• Les clients doivent avoir une finalité autorisée (par exemple, emploi, location) pour le traitement de vos données. Certn ne réutilisera pas les données sans consentement, obligation légale ou compatibilité avec la finalité initiale.

• Les renseignements personnels sont recueillis avec votre connaissance et votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’autorise.

• Il incombe aux clients d’obtenir votre consentement si Certn ne le fait pas directement. Vous pouvez retirer votre consentement, ce qui n’invalide pas le traitement antérieur.

II.2. Lorsque vous interagissez directement avec Certn

• Certn agit en tant que « responsable du traitement » de vos informations personnelles dans certaines situations, par exemple lorsque vous utilisez directement nos services, naviguez sur notre site web, consentez à un contact marketing ou postulez pour un emploi chez nous. Dans ces cas, nous sommes responsables de la protection de vos données et du respect de vos droits.
• Nous pouvons traiter vos informations personnelles pour fournir des services, gérer les candidatures, suivre nos performances, respecter les lois, améliorer nos offres, garantir la qualité, former les employés, maintenir la sécurité et prévenir la fraude.

III. Comment protégeons-nous vos informations personnelles?

III.1. Notre approche en matière de protection des données

Chez Certn, nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos informations personnelles. Nous avons mis en place un cadre de conformité complet basé sur des principes clés. Nous sommes responsables de la protection de vos informations et avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser nos pratiques et garantir le respect des lois applicables. Nous identifions au préalable les finalités de la collecte de vos informations et ne les collectons que lorsque la loi l’autorise ou avec votre consentement. Nous limitons la collecte de données au strict nécessaire, en la minimisant tout au long de leur cycle de vie grâce à des politiques de conservation strictes. Nous garantissons l’exactitude de vos données grâce à des contrôles techniques et des audits, ce qui vous permet de corriger facilement les inexactitudes. Nous protégeons vos informations avec des garanties solides et formons toutes les personnes qui les manipulent. Nous sommes transparents sur nos pratiques en matière de protection des données et veillons à la clarté de notre documentation. Nous respectons également vos droits concernant vos Informations personnelles et avons mis en place une procédure de gestions des plaintes. Nous vérifions régulièrement notre conformité.

IV. Comment et à qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels?

Certn traite les renseignements personnels dans le monde entier et stocke des données au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie. Nous pouvons transférer des données au-delà des frontières pour fournir des services tels que la vérification de l’emploi ou de l’éducation. Ces transferts sont fondés sur des décisions d’adéquation, des garanties contractuelles et de sécurité, le consentement ou d’autres considérations juridiques.

V. Informations essentielles adaptées à votre pays et comment nous contacter pour faire valoir vos droits?

• Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à garantir le respect de vos droits. Quel que soit votre lieu de résidence, vous avez le droit d’être informé, d’accéder, de rectifier, d’effacer, de restreindre le traitement, d’obtenir la portabilité des données, de retirer votre consentement et de vous opposer au traitement, de ne pas faire l’objet de décisions automatisées et de déposer une plainte. Nous examinerons gratuitement vos demandes relatives à la protection de la vie privée et y répondrons rapidement, dans les délais légaux.