Politique de confidentialité | Certn: The World's Easiest Background Checks

Politique de confidentialité

Version 3 / Date de publication : le 30 juin 2025

Déclaration de confidentialité de Certn

Nous sommes une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité. La protection de la vie privée étant au cœur de notre activité, nous nous efforçons de protéger de manière adéquate les renseignements personnels des individus interagissant avec nous. Votre confiance est cruciale pour nous, et nous sommes convaincus que cette politique de confidentialité vous fournira les informations dont vous avez besoin.

Points clés à connaître lorsque nous traitons vos renseignements personnels

Notre rôle dans le traitement de vos renseignements personnels

Nous agissons en tant que « processeur » lorsque nous fournissons des services à des clients (par exemple, des employeurs, des propriétaires), en suivant leurs instructions concernant la collecte et le traitement des données. Il incombe aux clients d’obtenir le consentement nécessaire et de veiller à l’exactitude des données. Nous agissons en tant que « responsable du traitement » lorsque vous interagissez directement avec nous (par exemple, en utilisant nos services, en visitant notre site web, en postulant à un emploi chez Certn). Dans ces cas, Certn est responsable de la protection de vos données et du respect de vos droits.

Principales activités de traitement :

Certn traite les renseignements personnels pour :

Fournir des services (vérification des antécédents, vérification de l’identité)
Communiquer avec vous
Assurer la sécurité et prévenir la fraude
Assurer le respect de ses obligations légales
Gérer les demandes d’emploi (le cas échéant)
Améliorer nos services

Nous ne traitons les informations que sur la base d’un fondement juridique, tel que votre consentement, un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime. Nous n’utilisons pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.

Informations relatives à nos activités de traitement :

Des informations détaillées sur les activités de traitement spécifiques, y compris l’identification biométrique, la liste des sous-traitants du Certn et les détails des contrôles individuels (par exemple, contrôle judiciaire, OneID, etc.), peuvent être trouvées dans la politique de confidentialité complète ci-dessous. Vous pouvez également nous contacter directement pour de plus amples informations.

Principales mesures de sécurité de l’information :

Certn possède les certifications SOC2, SOC3 et ISO27001. Nous utilisons des contrôles de sécurité robustes, notamment

Des audits de sécurité et des tests de pénétration réguliers
Une vérification de la sécurité et une formation à la protection des données pour le personnel, les fournisseurs et les sous-traitants
Accès limité aux renseignements personnels
Chiffrement des données au repos et en transit

Droits des personnes concernées et gestion des plaintes :

Nous examinons gratuitement toute demande relative à la protection de la vie privée et prenons des mesures pour vous aider à exercer vos droits tels que le droit à : (i) l’information, (ii) l’accès, (iii) la rectification, (iv) l’effacement, (v) la limitation du traitement, (vi) la portabilité des données, (vii) le retrait du consentement et l’opposition au traitement, (viii) le refus de faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, et (ix) le dépôt d’une plainte.

Pour exercer ces droits ou porter plainte, veuillez contacter notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@certn.co. Pour les résidents de juridictions spécifiques (Canada, États-Unis, UE, Brésil, Australie), les coordonnées spécifiques sont disponibles dans la version intégrale de la politique de protection de la vie privée. Nous répondrons à votre demande rapidement et dans les délais légaux.

La déclaration de confidentialité de Certn peut être mise à jour périodiquement. Veuillez la consulter régulièrement pour prendre connaissance de tout changement éventuel.

I. Qui est nous et est-ce que cette politique s’applique à vous?

Certn est une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité.
Cette politique de confidentialité explique comment Certn recueille, utilise et partage les informations personnelles des personnes qui postulent pour un emploi chez Certn, de celles qui font l’objet d’une vérification d’antécédents par le biais de Certn, des clients qui utilisent les services de Certn, des clients potentiels et des visiteurs du site web.
Certn ne recueille pas sciemment d’informations auprès d’enfants de moins de 13 ans.

Certn est une société de technologie de l’information qui fournit une large gamme de produits et de services dans le domaine de l’identité et des antécédents (les « Services »). La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Certn Holdings Inc. et ses filiales, y compris Certn (Canada) Inc, Certn (USA) Inc, Certn UK Ltd, « Certn » ou « nous » ou « notre »), recueille, utilise, divulgue et traite les informations personnelles en relation avec les sites web appartenant à Certn ( « site(s) web »), ainsi qu’avec ses Services. Cette Politique s’applique à vous si vous êtes :

Un « Candidat » : Une personne qui pose sa candidature chez Certn.
Un « Consommateur » : Une personne au sujet de laquelle nous avons reçu des informations dans le but d’utiliser notre (nos) site(s) Internet ou d’exécuter nos Services.
Un « Client » : Une personne représentant une organisation ou un individu utilisant nos Services.
Un « Prospect » : Une personne représentant une organisation ou un individu que nous contactons afin de connaître votre intérêt pour l’utilisation de nos Services.
Un « Visiteur du site web » : Un individu, un Consommateur ou un Client ayant atteint la majorité et qui accède à nos sites web.

Veuillez noter que nous ne sollicitons pas sciemment d’informations auprès de personnes âgées de moins de treize (13) ans. Si vous avez connaissance d’informations personnelles partagées par un enfant ou en son nom, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section correspondante ci-dessous.

II. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel et qu’en faisons-nous?

Les renseignements personnels, ou informations personnelles, sont toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne, à l’exclusion des coordonnées d’affaires.
Certn recueille, utilise, stocke et partage uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de ses Services.
De manière générale, nous traitons vos renseignements personnels (i) pour fournir nos services, (ii) pour communiquer avec vous, (iii) pour la sécurité et la prévention de la fraude, et (iv) pour nous conformer à la loi. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, sous réserve de votre consentement.
Nous ne traiterons pas vos informations personnelles si nous n’avons pas le droit légal de le faire. Nous traitons vos informations personnelles sur la base de motifs légaux tels que le consentement, le contrat, l’obligation légale ou l’intérêt légitime.
Certn n’utilise pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.
Vous pouvez choisir de limiter les informations personnelles que vous partagez, mais cela pourrait affecter les services que Certn peut fournir.

Aux fins de la présente Politique, les « Renseignements personnels » ou « Informations personnelles», sont toutes les informations qui identifient, concernent, décrivent, peuvent être associées ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à une personne identifiée ou identifiable.

Les Informations personnelles n’incluent pas les informations commerciales, telles que l’adresse professionnelle et le numéro de téléphone de nos Clients.

Nous traitons uniquement les Informations personnelles nécessaires à la fourniture de nos services. Le terme « traitement » (ou « traitements » ou « traités ») désigne toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des Informations personnelles, ou sur des ensembles d’Informations personnelles, que ce soit par des moyens automatisés ou non . Cela comprend la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, le transfert, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la restriction, l’effacement ou la destruction des Renseignements personnels.

Certaines informations, notamment les casiers judiciaires, les informations de crédit et les données biométriques, peuvent être considérées comme sensibles ou faire l’objet de protections particulières dans certaines juridictions. Ces informations ne seront pas collectées systématiquement et ne le seront pas lorsque la loi l’interdit. Lorsque cela est autorisé, elles seront collectées et utilisées uniquement conformément aux lois applicables.

Nous ne prenons aucune décision vous concernant, qu’elle soit automatisée ou non, et nous ne cherchons pas à analyser ou prédire votre comportement, vos préférences, vos centres d’intérêt, votre état de santé ou toute autre caractéristique personnelle. Cependant, nous pouvons effectuer un traitement automatisé sur instruction de notre Client.

En utilisant notre site web ou nos services, vous consentez au traitement de vos Informations personnelles conformément aux dispositions de la présente Politique. Si vous n’acceptez pas cette politique ou ne souhaitez pas nous communiquer vos Informations personnelles, veuillez ne pas utiliser notre site web ni nos Services.

II.1. Lorsque Certn effectue une vérification pour le compte de ses Clients

Certn agit en tant que « processeur de données » pour ses clients (tels que les employeurs ou les propriétaires) qui utilisent ses services pour des vérifications d’antécédents et d’identité. Cela signifie que les clients indiquent à Certn quelles informations collecter et comment, s’assurent d’avoir les bases légales et le consentement nécessaire pour la collecte, et sont responsables de l’exactitude et de la protection des données. Certn répond aux demandes du client, protège les données et se conforme aux lois applicables. Lorsque Certn interagit avec des personnes, elle le fait pour le compte de ses clients et peut partager des informations avec eux.
Les clients doivent avoir une finalité autorisée (par exemple, emploi, location) pour le traitement de vos données. Certn ne réutilisera pas les données sans consentement, obligation légale ou compatibilité avec la finalité initiale.
Les renseignements personnels sont recueillis avec votre connaissance et votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’autorise.
Il incombe aux clients d’obtenir votre consentement si Certn ne le fait pas directement. Vous pouvez retirer votre consentement, ce qui n’invalide pas le traitement antérieur.
Chaque vérification nécessite des informations différentes ; il est donc possible que toutes les informations décrites dans cette politique ne soient pas collectées à chaque vérification. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section de cette politique relative à votre vérification.

II.1.1. Finalités de traitement autorisées

Nos Clients doivent certifier qu’ils ont une finalité autorisée avant que nous puissions traiter des Informations personnelles aux fins de la prestation des Services. « Finalité autorisée» comprend les fins d’emploi, les fins de location ou conformément aux instructions écrites du consommateur avec lequel le Client a l’intention de contracter.

Nous ne réutiliserons pas les Informations personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies :

La nouvelle utilisation est compatible avec l’originale, ce qui signifie que vous devez raisonnablement vous y attendre ;
Nous vous avons informé de la nouvelle utilisation et vous avons donné la possibilité de vous y opposer ; ou
La nouvelle utilisation est par ailleurs autorisée ou requise par la loi.

Nous collectons, utilisons et divulguons les Informations personnelles des Consommateurs lorsque ceux-ci sont informés de la finalité du traitement autorisée de ces Renseignements personnels et ont donné leur consentement à ce traitement, sauf lorsque le traitement des informations personnelles sans consentement est autorisé ou requis par la loi. Sous réserve des exigences réglementaires, l’exploitation de nos Services dans certaines juridictions nécessite que nous ou nos Clients obtenions des consentements supplémentaires ou spécifiques sous la forme de formulaires supplémentaires, d’appels téléphoniques, via une plateforme en ligne ou par d’autres moyens. Lorsque le Consommateur ne nous fournit pas ce consentement ou un consentement spécifique directement, mais le fournit plutôt à nos Clients, nous exigeons que ces derniers obtiennent également son consentement avant de nous fournir ses Informations personnelles, sous réserve de vérification pour l’un de nos Services. Le Consommateur peut retirer ce consentement précédemment accordé à tout moment en nous contactant. Le retrait de ce consentement n’affecte pas la licéité de tout traitement fondé sur le consentement avant le retrait.

II.2. Lorsque vous interagissez directement avec Certn

Certn agit en tant que « responsable du traitement » de vos informations personnelles dans certaines situations, par exemple lorsque vous utilisez directement nos services, naviguez sur notre site web, consentez à un contact marketing ou postulez pour un emploi chez nous. Dans ces cas, nous sommes responsables de la protection de vos données et du respect de vos droits.
Nous pouvons traiter vos informations personnelles pour fournir des services, gérer les candidatures, suivre nos performances, respecter les lois, améliorer nos offres, garantir la qualité, former les employés, maintenir la sécurité et prévenir la fraude.
Lors de la fourniture de services, nous ne collectons pas directement d’informations financières ; les paiements sont traités en toute sécurité par des fournisseurs tiers.
Nous pouvons enregistrer les appels à des fins d’assurance et de formation.

II.2.1. Choses à savoir lorsque vous utilisez MyCertn Wallet

MyCertn Wallet est conçu pour vous offrir un meilleur contrôle de vos Informations personnelles. Il vous permet de commander des vérifications spécifiques et de décider quand, à qui et pendant combien de temps vous souhaitez partager les résultats de ces vérifications.

Voici quelques points clés dont vous devez être conscient lorsque vous utilisez MyCertn Wallet :

Comme nous agissons selon vos instructions, il est de votre responsabilité de vous assurer que vous connaissez et autorisez le destinataire avant de partager vos informations personnelles via MyCertn Wallet. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité du destinataire avant de divulguer vos Informations personnelles.
Vous pouvez accéder aux résultats des vérifications, demander leur suppression, contester ou corriger toute inexactitude associée à vos informations personnelles dans l’application MyCertn Wallet.

II.2.2. L’utilisation de l’intelligence artificielle par Certn

Nous utilisons des technologies d’intelligence artificielle pour automatiser et optimiser nos processus internes et la prestation de nos Services. Cela inclut l’utilisation d’agents IA tels que des robots conversationnels et des agents vocaux IA. Nous n’utilisons pas l’IA pour prendre des décisions automatisées susceptibles d’avoir des conséquences juridiques ou de vous affecter de manière significative. Notre implémentation d’IA est conçue pour améliorer l’efficacité opérationnelle tout en garantissant une supervision humaine complète.

III. Comment protégeons-nous vos informations personnelles?

III.1. Notre approche en matière de protection des données

Chez Certn, nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos informations personnelles. Nous avons mis en place un cadre de conformité complet basé sur des principes clés. Nous sommes responsables de la protection de vos informations et avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser nos pratiques et garantir le respect des lois applicables.

III.3. Comment et à qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels?

Certn traite les renseignements personnels dans le monde entier et stocke des données au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie. Nous pouvons transférer des données au-delà des frontières pour fournir des services tels que la vérification de l’emploi ou de l’éducation. Ces transferts sont fondés sur des décisions d’adéquation, des garanties contractuelles et de sécurité, le consentement ou d’autres considérations juridiques.

Une version complète de ces principes et stipulations peut être retrouvée dans la documentation complète de notre politique de confidentialité qui reste sujette à des mises à jour périodiques.