Politique de confidentialité

Version 3 / Date de publication : le 30 juin 2025

Déclaration de confidentialité de Certn

Nous sommes une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité. La protection de la vie privée étant au cœur de notre activité, nous nous efforçons de protéger de manière adéquate les renseignements personnels des individus interagissant avec nous. Votre confiance est cruciale pour nous, et nous sommes convaincus que cette politique de confidentialité vous fournira les informations dont vous avez besoin.

Points clés à connaître lorsque nous traitons vos renseignements personnels

Notre rôle dans le traitement de vos renseignements personnels

Nous agissons en tant que « processeur » lorsque nous fournissons des services à des clients (par exemple, des employeurs, des propriétaires), en suivant leurs instructions concernant la collecte et le traitement des données. Il incombe aux clients d’obtenir le consentement nécessaire et de veiller à l’exactitude des données. Nous agissons en tant que « responsable du traitement » lorsque vous interagissez directement avec nous (par exemple, en utilisant nos services, en visitant notre site web, en postulant à un emploi chez Certn). Dans ces cas, Certn est responsable de la protection de vos données et du respect de vos droits.

Principales activités de traitement :

Certn traite les renseignements personnels pour :

• Fournir des services (vérification des antécédents, vérification de l’identité)
• Communiquer avec vous
• Assurer la sécurité et prévenir la fraude
• Assurer le respect de ses obligations légales
• Gérer les demandes d’emploi (le cas échéant)
• Améliorer nos services

Nous ne traitons les informations que sur la base d’un fondement juridique, tel que votre consentement, un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime. Nous n’utilisons pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.

Informations relatives à nos activités de traitement :

Des informations détaillées sur les activités de traitement spécifiques, y compris l’identification biométrique, la liste des sous-traitants du Certn et les détails des contrôles individuels (par exemple, contrôle judiciaire, OneID, etc.), peuvent être trouvées dans la politique de confidentialité complète ci-dessous. Vous pouvez également nous contacter directement pour de plus amples informations.

Principales mesures de sécurité de l’information :

Certn possède les certifications SOC2, SOC3 et ISO27001. Nous utilisons des contrôles de sécurité robustes, notamment

• Des audits de sécurité et des tests de pénétration réguliers
• Une vérification de la sécurité et une formation à la protection des données pour le personnel, les fournisseurs et les sous-traitants
• Accès limité aux renseignements personnels
• Chiffrement des données au repos et en transit

Droits des personnes concernées et gestion des plaintes :

Nous examinons gratuitement toute demande relative à la protection de la vie privée et prenons des mesures pour vous aider à exercer vos droits tels que le droit à : (i) l’information, (ii) l’accès, (iii) la rectification, (iv) l’effacement, (v) la limitation du traitement, (vi) la portabilité des données, (vii) le retrait du consentement et l’opposition au traitement, (viii) le refus de faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, et (ix) le dépôt d’une plainte.

Pour exercer ces droits ou porter plainte, veuillez contacter notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@certn.co. Pour les résidents de juridictions spécifiques (Canada, États-Unis, UE, Brésil, Australie), les coordonnées spécifiques sont disponibles dans la version intégrale de la politique de protection de la vie privée. Nous répondrons à votre demande rapidement et dans les délais légaux.

La déclaration de confidentialité de Certn peut être mise à jour périodiquement. Veuillez la consulter régulièrement pour prendre connaissance de tout changement éventuel.

I. Qui sommes-nous et est-ce que cette politique s’applique à vous?

• Certn est une entreprise technologique qui fournit des services de vérification des antécédents et de l’identité.
• Cette politique de confidentialité explique comment Certn recueille, utilise et partage les informations personnelles des personnes qui postulent pour un emploi chez Certn, de celles qui font l’objet d’une vérification d’antécédents par le biais de Certn, des clients qui utilisent les services de Certn, des clients potentiels et des visiteurs du site web.
• Certn ne recueille pas sciemment d’informations auprès d’enfants de moins de 13 ans.

II. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel et qu’en faisons-nous?

• Les renseignements personnels, ou informations personnelles, sont toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne, à l’exclusion des coordonnées d’affaires.
• Certn recueille, utilise, stocke et partage uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de ses Services.
• De manière générale, nous traitons vos renseignements personnels (i) pour fournir nos services, (ii) pour communiquer avec vous, (iii) pour la sécurité et la prévention de la fraude, et (iv) pour nous conformer à la loi. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, sous réserve de votre consentement.
• Nous ne traiterons pas vos informations personnelles si nous n’avons pas le droit légal de le faire. Nous traitons vos informations personnelles sur la base de motifs légaux tels que le consentement, le contrat, l’obligation légale ou l’intérêt légitime.
• Certn n’utilise pas vos informations à des fins de prise de décision automatisée.
• Vous pouvez choisir de limiter les informations personnelles que vous partagez, mais cela pourrait affecter les services que Certn peut fournir.

III. Comment protégeons-nous vos informations personnelles?

III.1. Notre approche en matière de protection des données

Chez Certn, nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos informations personnelles. Nous avons mis en place un cadre de conformité complet basé sur des principes clés. Nous sommes responsables de la protection de vos informations et avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser nos pratiques et garantir le respect des lois applicables. Nous identifions au préalable les finalités de la collecte de vos informations et ne les collectons que lorsque la loi l’autorise ou avec votre consentement. Nous limitons la collecte de données au strict nécessaire, en la minimisant tout au long de leur cycle de vie grâce à des politiques de conservation strictes. Nous garantissons l’exactitude de vos données grâce à des contrôles techniques et des audits, ce qui vous permet de corriger facilement les inexactitudes. Nous protégeons vos informations avec des garanties solides et formons toutes les personnes qui les manipulent. Nous sommes transparents sur nos pratiques en matière de protection des données et veillons à la clarté de notre documentation. Nous respectons également vos droits concernant vos Informations personnelles et avons mis en place une procédure de gestions des plaintes. Nous vérifions régulièrement notre conformité. Nos services sont conçus dans un souci de confidentialité (sécurité de pointe), de facilité de gestion (contrôle individuel des données) et de prévisibilité (pratiques transparentes).

III.2. Combien de temps conservons-nous vos Renseignements personnels?

Certn conserve vos renseignements personnels dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir des services, se conformer aux obligations légales et appliquer les accords. Nous supprimons votre compte et vos données sur demande, bien que certaines informations puissent être conservées pour des raisons juridiques. Sous réserve d’instruction contraire de nos client, les informations relatives aux consommateurs sont généralement conservées pour une durée maximale de trois ans, avec des exceptions pour des types de données spécifiques comme les données biométriques (30 jours) et les informations relatives aux candidats (3 ans).

III.3. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous maintenons les certifications SOC2, SOC3 et ISO27001, en mettant en œuvre des contrôles de sécurité robustes pour protéger les renseignements personnels. Certn effectue régulièrement des audits de sécurité et des tests de pénétration pour garantir la conformité. Notre personnel, nos fournisseurs et nos sous-traitants sont soumis à un contrôle de sécurité et à une formation à la protection des données. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels et utilisons le cryptage pour sécuriser le traitement des données.

IV. Comment et à qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels?

Certn traite les renseignements personnels dans le monde entier et stocke des données au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie. Nous pouvons transférer des données au-delà des frontières pour fournir des services tels que la vérification de l’emploi ou de l’éducation. Ces transferts sont fondés sur des décisions d’adéquation, des garanties contractuelles et de sécurité, le consentement ou d’autres considérations juridiques. Nous prenons des mesures pour garantir la sécurité des données et nous conformer aux exigences spécifiques de régions telles que la Californie, le Québec, le Royaume-Uni, l’Australie, l’UE et l’EEE. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec des auditeurs, des affiliés, des partenaires et des fournisseurs de services tels que des processeurs de paiement et des fournisseurs infonuagiques. Nous ne vendons ni ne divulguons de renseignements personnels aux gouvernements, aux services de marketing ou à d’autres clients, sauf si la loi l’exige ou si cela est indiqué dans la présente politique. Nous pouvons divulguer des informations aux autorités chargées de l’application de la loi ou à des organismes similaires en cas d’obligation légale.

V. Informations essentielles adaptées à votre pays et comment nous contacter pour faire valoir vos droits?

• Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à garantir le respect de vos droits. Quel que soit votre lieu de résidence, vous avez le droit d’être informé, d’accéder, de rectifier, d’effacer, de restreindre le traitement, d’obtenir la portabilité des données, de retirer votre consentement et de vous opposer au traitement, de ne pas faire l’objet de décisions automatisées et de déposer une plainte. Nous examinerons gratuitement vos demandes relatives à la protection de la vie privée et y répondrons rapidement, dans les délais légaux. Il se peut que nous devions informer nos clients ou d’autres tiers qui ont traité vos données avant de donner suite à votre demande.